Indicaciones del puesto
1. Objetivo del puesto
Atender correctamente a los clientes por WhatsApp, preparar cotizaciones, dar seguimiento a las solicitudes y agendar los trabajos confirmados.
2. Funciones principales
• Manejar y responder el WhatsApp de la empresa.
• Atender las consultas de los clientes de forma clara, rápida y respetuosa.
• Solicitar toda la información necesaria para preparar cada cotización.
• Preparar y enviar cotizaciones correctamente.
• Dar seguimiento a las cotizaciones enviadas.
• Agendar los trabajos confirmados.
• Registrar el nombre del cliente, teléfono, descripción del trabajo, cantidad, precio, abono, saldo y fecha de entrega.
• Confirmar que los archivos, medidas, cantidades, materiales y demás especificaciones estén completos.
• Coordinar con el personal de producción la fecha de entrega.
• Informar al cliente cuando su trabajo esté listo.
• Dar seguimiento al cobro hasta que el cliente cancele la totalidad del trabajo.
3. Funciones secundarias
• Actualizar la base de datos de clientes.
• Organizar los contactos y conversaciones de WhatsApp mediante etiquetas.
• Registrar los comprobantes de pago y los abonos recibidos.
• Recordar a los clientes los pagos pendientes.
• Mantener actualizada y organizada la agenda de trabajos.
• Preparar un informe diario de cotizaciones, trabajos agendados, pagos recibidos y asuntos pendientes.
• Reportar inmediatamente cualquier reclamo, atraso, error o situación que requiera autorización.
• Analizar los archivos, documentos, imágenes, audios o videos que le sean enviados.
• Presentar observaciones, conclusiones y asuntos que requieran seguimiento.
• Cumplir otras tareas administrativas relacionadas con la atención al cliente, las cotizaciones y las ventas.
4. Reglas de trabajo
• Responder los mensajes dentro del horario establecido.
• Mantener una comunicación profesional y respetuosa.
• No ofrecer precios, descuentos ni fechas de entrega sin autorización o confirmación.
• No dejar conversaciones sin responder o sin seguimiento.
• Revisar cuidadosamente cada cotización antes de enviarla.
• No agendar un trabajo sin tener todos los datos necesarios.
• Mantener la información de los clientes bajo estricta confidencialidad.
• Informar inmediatamente cualquier error cometido.
• Solicitar autorización antes de tomar decisiones que puedan generar costos o compromisos para la empresa.
• Mantener un registro claro de todo lo conversado y acordado con cada cliente.
5. Salario y comisión
• Salario fijo: US$150.00 mensuales.
• Comisión: 1% sobre cada trabajo de US$500.00 en adelante que haya sido cotizado, gestionado, agendado y seguido por el colaborador.
• La comisión se pagará únicamente cuando el cliente haya cancelado el 100% del valor del trabajo.
• Los abonos parciales no generan el pago anticipado ni proporcional de la comisión.
• Cada trabajo deberá estar correctamente registrado para comprobar quién lo gestionó.