BACK OFFICE COMERCIAL

Descripción

Objetivo del puesto

Brindar soporte comercial, administrativo y operativo al equipo de ventas, garantizando una gestión eficiente de clientes, pedidos, cotizaciones y requerimientos comerciales, mediante el seguimiento oportuno de cada proceso y la coordinación efectiva con las diferentes áreas de la empresa.
Será responsable de mantener actualizada la información en CRM y Softland, asegurar la continuidad de las gestiones comerciales y contribuir al cumplimiento de los objetivos de ventas y la satisfacción de los clientes.

Principales funciones y responsabilidades
Gestión y seguimiento comercial
• Administrar y actualizar la información de clientes, oportunidades y gestiones comerciales en CRM.
• Brindar seguimiento a clientes, solicitudes, cotizaciones y pedidos pendientes.
• Apoyar al equipo de ventas en la elaboración de cotizaciones, procesamiento de pedidos y atención de requerimientos.
• Monitorear pedidos, entregas y facturación hasta completar cada gestión.
• Identificar clientes con disminución de compras, inactividad comercial u oportunidades de negocio.
• Mantener comunicación constante con clientes y ejecutivos de ventas, asegurando respuestas oportunas.
Coordinación administrativa y operativa
• Coordinar con las áreas de Bodega, Despacho, Facturación, Crédito y Cobranza el cumplimiento de los procesos comerciales.
• Verificar disponibilidad de productos, precios, códigos y condiciones comerciales.
• Dar seguimiento a devoluciones, reclamos, diferencias de facturación e incidencias.
• Validar que los pedidos y documentos comerciales estén completos y correctamente registrados.
• Gestionar solicitudes internas, anticipándose a retrasos que puedan afectar la atención al cliente.
• Mantener un control organizado de la documentación y operaciones comerciales.
Control, reportes e indicadores
• Registrar y actualizar oportunamente las operaciones en CRM y Softland.
• Elaborar reportes de ventas, pedidos, clientes activos e inactivos y gestiones pendientes.
• Monitorear indicadores de atención, cumplimiento de pedidos y desempeño comercial.
• Identificar desviaciones, retrasos y oportunidades de mejora.
• Presentar información confiable para apoyar la toma de decisiones comerciales.

Perfil requerido
Formación académica
• Licenciatura en Mercadeo, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Experiencia
• Mínimo 2 años de experiencia comprobable en Back Office Comercial, Asistencia Comercial, Administración de Ventas o puestos similares.
• Experiencia en seguimiento de clientes, cotizaciones, pedidos y coordinación comercial.
• Conocimiento de procesos de ventas, facturación, inventarios y atención al cliente.
• Deseable experiencia en empresas de distribución, comercialización o ventas mayoristas.

Requisitos indispensables
• Manejo de CRM (indispensable).
• Dominio del sistema Softland.
• Manejo intermedio de Excel y Microsoft Office.
• Capacidad para administrar múltiples solicitudes y dar seguimiento a diferentes procesos.
• Excelente comunicación, redacción y atención al cliente.
• Disponibilidad inmediata.

Competencias clave
• Proactividad, iniciativa y sentido de urgencia.
• Organización, planificación y atención al detalle.
• Capacidad de análisis y resolución de problemas.
• Orientación al cliente y cumplimiento de resultados.
• Comunicación efectiva y trabajo en equipo.
• Seguimiento constante hasta el cierre de cada gestión.
• Responsabilidad, discreción y confiabilidad.
• Adaptabilidad y capacidad para trabajar bajo presión.